Na Vivaintra, valorizamos profundamente o feedback e as sugestões dos nossos clientes, pois acreditamos que são eles que impulsionam a evolução contínua da nossa plataforma. Desenvolvemos esta política para deixar transparente a todos os nossos clientes como funciona o nosso processo de melhorias.

Objetivo

O objetivo desta política é transparecer e facilitar o entendimento dos processos internos. Acreditamos ser extremamente importante receber e avaliar todos as solicitações e sugestões de melhorias para a Intranet. 

Propósito 

Reconhecemos a importância vital da comunicação interna na promoção da produtividade, engajamento e colaboração dentro das empresas. Nesse contexto, a intranet Vivaintra desempenha um papel fundamental como uma plataforma central para facilitar essas interações e conexões entre os colaboradores.

O propósito fundamental do novo processo de solicitação de melhorias na intranet Vivaintra é atender às demandas dinâmicas e em constante evolução de nossos clientes, alimentando uma cultura de inovação e progresso contínuo. Reconhecemos que adaptar nossa plataforma de acordo com as necessidades e expectativas dos clientes é essencial para garantir sua relevância e utilidade ao longo do tempo.

Processo de Melhoria de Software

É fundamental que o usuário solicitante da melhoria seja um administrador da intranet. Usuários com acesso comum, ou seja, sem permissões de administrador, não tem autorização para fazer solicitações de melhorias.

As sugestões e/ou solicitações de melhorias devem ser registradas pelo formulário Vivaintra - Solicitação de Melhoria.

ATENÇÃO: Para ajudá-los em no preenchimento deste formulário, desenvolvemos um Manual para Solicitações de Melhorias, explicando detalhadamente o processo, política e perguntas. 

O processo de melhorias inicia-se quando o administrador da plataforma, nota-se uma demanda de adaptação ou modificação do comportamento atual do módulo para atender a sua demanda na utilização da Vivaintra ou a necessidade de uma nova funcionalidade. 

Visando a necessidade da melhoria, o solicitante deverá informar detalhadamente a sua proposta pelo formulário, identificando seus atuais gargalos e como a sugestão solucionará seu atual problema lhe garantindo o resultado esperado.

Ao receber o registro de solicitação de melhoria, a equipe da Vivaintra irá direcionar o documento para o Comitê de Inovação para análise. Caso o Comitê entenda que a sugestão irá agregar valor para a plataforma e todos os clientes, será registradas em backlog, e em momento oportuno (definido pela equipe de Produtos) será realizada sem custo e disponibilizado para todos os clientes.

Já as melhorias personalizadas e específicas que irão atender apenas ao cliente solicitante, serão analisadas e caso seja viável de ser feita, será executada mediante aprovação de orçamento, considerando o custo por hora técnica de desenvolvimento, a serem pagas pelo solicitante.

Após essa análise, é retornado ao solicitante (cliente) se:

• Desenvolvimento: O Departamento técnico avalia e planeja o desenvolvimento e implementação da melhoria solicitada. 

• Sugestão: Se a solicitação não passa nos critérios, porém é referente a um dos módulos mais utilizados, ela não vai para backlog, mas entra em uma lista de sugestões prévia ao backlog. 

• Backlog: Prioridades de desenvolvimento. Em backlog estão as solicitações que não são micro melhorias, fazem sentido para todos os clientes e  a solicitação ajuda aproximar a empresa com os colaboradores. 

• Reprovado: Quando a solicitação não está de acordo com o propósito da ferramenta.

• Orçamento: Quando a melhoria é viável, faz sentido apenas para o cliente solicitante e está alinhado com o propósito da plataforma, nesta situação de orçamento aprovado segue para o desenvolvimento após definição de prazo.

Com a aprovação para desenvolvimento da solicitação de melhoria, é informado o prazo de entrega, que acontece até o final de cada trimestre do ano.

1º Trimestre - Prazo de entrega entre 01 de janeiro a 31 de março

2º Trimestre - Prazo de entrega entre 01 de abril a 30 de junho

3º Trimestre - Prazo de entrega entre 01 de julho a 30 de setembro

4º Trimestre - Prazo de entrega entre 01 de outubro a 31 de dezembro

Quanto tempo leva para receber uma avaliação técnica?

O prazo de resposta começa a contar no dia seguinte ao registro da solicitação realizada no formulário. O Comitê de Inovação analisa os registros de sugestão e/ou solicitação de melhorias periodicamente. Como boa prática, estas análises ocorrem a cada sete dias corridos, contudo o período pode variar de acordo com o volume de solicitações recebidas, podendo chegar a 15 dias corridos, prorrogáveis, mediante justificativa, por mais 15 dias corridos, totalizando um prazo máximo de 30 dias corridos.

Caso não, informaremos ao cliente que infelizmente sua solicitação não será realizada com os devidos motivos.

Roadmap 

O que é um Roadmap?

É uma espécie de mapa, uma poderosa ferramenta visual e descritiva que apontará como será o produto ou projeto a cada período de sua evolução, no nosso caso, a cada trimestre do ano. Essa “bússola gerencial” alinhará todos os stakeholders (interessados no projeto) em torno dos mesmos passos sequenciais rumo à construção integral do produto, os envolvidos cientes do processo de evolução e quais variáveis envolvem esse caminho.

Onde encontro o Roadmap da Vivaintra?

A Vivaintra permite que todos os clientes, parceiros e representantes possam ter acesso ao nosso mapa de desenvolvimento e evolução da plataforma. Ela é atualizada a cada trimestre, onde nos comprometemos a desenvolver e lançar novos recursos a cada ciclo. Para ter acesso ao documento, é necessário solicitar para nosso time de relacionamento com o cliente, via e-mail (cx@vivaworks.com.br) e caso deseje conhecer os últimos lançamentos você pode acessar o nosso Manual, na sessão Updates, disponível no link: https://manual.vivaintra.com/updates/

Backlog

O que é um backlog?

Um backlog nada mais é do que uma lista de todas as funcionalidades que serão desenvolvidas ordenadas por prioridade. Torna-se um backlog toda e qualquer funcionalidade que tenha sido elegível para desenvolvimento.

A principal vantagem em ter um backlog e ele estar claro é o foco e atenção à ele. Esta clareza é fundamental para o cliente e também auxilia à equipe de produtos desenvolver a comunicação e a experiência de nossos clientes enquanto que para a equipe de Tecnologia este foco permite mais produtividade, qualidade e inovação nestas funcionalidades.

Como a Vivaintra implementa o backlog?

A Vivaintra trabalha com OKRs trimestrais. A metodologia OKR permite que os times estabeleçam objetivos para este período e foquem em seus resultados-chave. Desta forma, faz parte do processo de cada OKR antecipadamente discutir e decidir quais itens do Backlog farão parte do OKR subsequente de acordo com os objetivos dos times (CX, Produtos e Tecnologia).

Por exemplo, se o time de Produto tem um objetivo de aumentar o engajamento em até X%, ele priorizará os itens do backlog que aumentem o engajamento. Se o time de Tecnologia tiver um objetivo de melhorar a performance, irá buscar por itens do backlog que auxiliem neste objetivo.

Como cada time tem seus objetivos é muito comum que em um OKR trimestral muitas implementações de backlog sejam realizadas.

De quem é a responsabilidade em relação ao backlog?

O gerenciamento do backlog é feito pelo papel Coordenador(a) de Produtos e contará com o apoio da equipe de Agilidade.

Qual a diferença entre uma funcionalidade do backlog e uma sugestão?

Como já documentado acima sobre nosso processo de melhoria, nossa equipe, sempre em contato com o cliente, diariamente coleta feedbacks e solicitações de melhorias de nossos clientes que alimentam todo nosso sistema de atendimento.

Uma melhoria classificada como sugestão é diferente de uma funcionalidade de backlog pois ainda não tem um detalhamento, nem estimativa e principalmente uma priorização de elegibilidade de desenvolvimento.

O caminho natural é que uma sugestão se torne uma funcionalidade de backlog futuramente. E apesar de não terem priorização são muito importantes para o produto pois em alguns casos, como de desenvolvimento de uma nova versão de um módulo, todas as sugestões recebidas são analisadas novamente e podem ser desenvolvidas.

Como obter mais informações sobre nosso backlog em andamento?

Você pode conhecer nosso backlog em andamento através do nosso Roadmap que nada mais é do que a nossa "esteira de melhorias" a serem implementadas no produto.

Como obter mais informações sobre o restante do backlog?

Até tornar-se um backlog elegível para OKR e fazer parte do nosso Roadmap uma funcionalidade passa por várias etapas como detalhamento apropriado, estimativa, alinhamento estratégico e histórico até a sua priorização e/ou classificação.

Entrega das Melhorias

Ao final de todo trimestre nossa equipe de Experiência do Cliente publica no painel administrador e envia uma newsletter com o que está entregue. É informado também através de nosso boletim semanal sempre que há uma nova melhoria disponível.

Caso tenha alguma dúvida estamos à disposição através do e-mail cx@vivaworks.com.br e do telefone e WhatsApp (44) 3033 7650.