Como realizar a INTEGRAÇÃO MANUAL de usuários?

A integração manual de usuários funciona a partir da importação de uma planilha no formato CSV e possibilita que o usuário administrador consiga INCLUIR, ARQUIVAR e ALTERAR os usuários de sua intranet.

Preenchendo a planilha

Você encontrará o modelo da planilha para preenchimento em seu painel administrador através do menu Configurações > Integrações > Dados de Usuários > Modelo Importação. O modelo já virá no formato correto (CSV) sendo necessário apenas o seu preenchimento.

Observe que na planilha possui várias colunas que você pode preencher para que os dados sejam atualizados sem necessitar acessar usuário por usuário para realizar a alteração do dado. Os dados para preenchimento vão desde o mais básico como, por exemplo, o nome do usuário até informações de ficha médica e número de calçado, por exemplo. Porém, é importante ressaltar que temos as colunas de NOME, E-MAIL, UNIDADE, DEPARTAMENTO e CARGO que são de preenchimento OBRIGATÓRIO, ou seja, se uma ou mais estiverem em branco o sistema não realizará a integração destes usuários.



Atenção!

Usuários que tiverem dados em branco, porém na intranet o mesmo estiver preenchido, ao importar o dado será apagado na intranet.
Usuários que possuem cadastro na intranet, mas não estiverem na planilha serão passível de arquivamento (mais detalhes no próximo tópico).

Importando a Planilha

Preenchimento finalizado agora é hora de importar a planilha. Para importação acesse no painel administrador o menu Configurações > Integrações > Dados de Usuário > Importação Manual. No formulário você deverá preencher os campos conforme descrição abaixo:

Identificador de Usuários: Por padrão o identificador é o e-mail, ou seja, o sistema irá utilizar o e-mail da planilha para encontrar o usuário na intranet e identificar se será necessário atualizar (encontrou o usuário) ou criar (não encontrou o usuário) o usuário. Caso o e-mail seja um valor que muda constantemente em sua empresa, você pode utilizar o CPF como comparador. Dessa forma é imprescindível que os usuários possuam o CPF cadastrado na intranet e planilha, caso contrário eles serão arquivados. De toda forma, utilizar o CPF como comparador não exclui a obrigatoriedade do campo "E-mail" na planilha.

Tipo de Ação E-mail:

Tipo de Ação Inativar: Por padrão o sistema não irá inativar os usuário que não estiverem na planilha (opção "Não fazer nada. Eu inativarei manualmente. (padrão)"), porém você pode permitir que o sistema inative para você os usuários que não foram colocados na planilha através da opção "Inativar todos os usuários que não estiverem na planilha".

Formato dos Campos de Data: Aqui você poderá escolher o formato da data que foi colocado na planilha de importação. Os formatos são: ISO (aaaa-mm-dd) muito comum quando os dados são exportados de uma banco de dados e Português Brasil (dd/mm/aaaa) geralmente utilizados quando inserido os dados manualmente ou proveniente de sistemas terceiros.

Senha para novos usuários: Este campo é de preenchimento obrigatório e ele só será aplicado para usuários que ainda não estão na intranet. A senha poderá ser um valor padrão ou customizado através das variáveis disponível no link abaixo do campo.



Solicitar nova senha no primeiro acesso: Caso você queira que os novos usuários alterem a senha que você configurou quando for realizado o primeiro acesso, marque a opção "Solicitar alterar senha no primeiro acesso". Caso contrário deixe marcada a opção "Não solicitar alterar senha (padrão)".

Arquivo: Por fim, neste campo você deverá incluir a planilha CSV que você preencheu.

Relatório da Importação

Ao clicar em "Importar" você será redirecionado para o relatório onde mostrará a quantidade importada e os erros encontrados, caso tenha tido algum. Vamos entender um pouco melhor o relatório:



No primeiro gráfico você verá quantos usuários foram importados e quantos não foram. Já no segundo gráfico ele irá informar quantos problemas de importação houve separado por erro encontrado.

Na listagem, ao passar o mouse sobre o "?", você poderá verificar qual o erro que o sistema encontrou para que possa ser ajustado e importada a planilha novamente. Para os usuários que não der erro estes serão integrados mesmo que outros usuários possuam erro.

Atenção!

O sistema cria automaticamente as unidades, departamentos e cargos que não existem na intranet ou que estejam escritos de forma diferente. Pelo fato do sistema ser Case Sensitive, ou seja, uma letra maiúscula ou um simples acento já é compreendido como uma palavra diferente e um novo registro é criado no Vivaintra.

Exemplo: Na intranet o nome da unidade é VIVAWEB, porém na planilha está preenchido como Vivaweb. Neste caso uma nova unidade será criada.

Sugestão: Exporte a planilha de usuários disponível no painel administrador em Recursos Humanos > Gerenciador de Acesso > Exportar, altere, exclua e inclua as informações necessárias, transforme em CSV e importe esta planilha. Desta forma você irá assegurar que os nomes das colunas estejam corretos e terá como referências as UNIDADES, DEPARTAMENTOS e CARGOS que já possui cadastrado no sistema.