O módulo automatiza os processos internos da empresa, e centralizadas solicitações. Para que você possa utilizá-lo, o administrador ou seu líder já configuraram as áreas, fluxos e etapas, sendo assim você deve seguir os fluxos quando possa assumi-los ou quando são atribuídos a você.
Por que usar o módulo de requisições?
Organização e a agilidade nos processos internos;
Acompanhamento do andamento de cada etapa, checklists da requisição
Aumenta a produtividade e auxilia na comunicação;
Como acessar?
Na tela inicial, ao acessar a intranet, você pode configurá-lo para aparecer as requisições que se encontram em sua caixa de entrada e pendentes em sua etapa.
Pelo menu lateral (esquerdo), você pode encontrar no grupo de módulos Intra Produtividade> Requisições
Funcionalidades
Dentro do módulo, podemos visualizar alguns botões:
Caixa de Entrada: Onde estão as requisições em sua etapa;
Caixa de Saída: Onde pode visualizar suas requisições criadas;
Pendentes: Onde ficam as requisições que não foram atribuídas a um colaborador dentro das áreas que estamos inseridos;
Todas: Onde estão todas as requisições que envolvem as áreas que está inserido;
Meus Fluxos: Onde aparece todos os fluxos que estão atrelados às que as áreas que está adicionado;
+ Adicionar: permite adicionar requisições nos fluxos públicos, onde você deverá selecionar a área que o fluxo está adicionado
Neste caso vamos adicionar uma requisição para a área de almoxarifado, o sistema vai lhe indicar para selecionar o fluxo, assim que selecionado o formulário do fluxo irá aparecer para ser preenchido.
Após preenchido e salvo, sua requisição foi enviada, existem 3 tipos de aprovação de etapa, neste caso a requisição foi para a caixa de pendências dos colaboradores inseridos área de almoxarifado.
Dentro de sua requisição, há um cabeçalho onde você pode visualizar as informações da requisição, como o fluxo que ela pertence, a situação atual da requisição, quando foi solicitada e por quem foi criada (solicitante) também podemos visualizar o status do fluxo, quanto tempo está em andamento, a porcentagem que está a evolução da requisição.
Há também dois botões que mostram mais detalhes sobre o fluxo, são eles:
Saber mais sobre o fluxo: Mostra a descrição do fluxo, e as informações de cada etapa.
Pessoas envolvidas: Mostra com detalhes quais colaboradores são participantes e quem é responsável de cada etapa atrelada a uma área.
Ainda dentro da requisição criada, temos algumas opções de ações:
Editar: Permite alterar o formulário preenchido no início.
Cancelar: Caso a requisição não seja necessária, ou tenha sido aberta de maneira equivocada, você pode cancelar o processo a qualquer momento, o sistema abre uma caixa onde poderá comentar o motivo do cancelamento.
Imprimir: O sistema carrega uma nova página para que você possa imprimir as informações da requisição(caso seja extremamente necessário imprimir, lembre-se que também é possível salvar em PDF).
Duplicar: Permite criar uma nova requisição no mesmo fluxo com a alteração dos detalhes.
Anexos: Permite visualizar todos os arquivos anexados ao decorrer da requisição.
Copiar Endereço: Permite copiar o link de acesso a requisição criada
Dentro da interface da requisição, temos algumas funções:
Anexos: Onde pode adicionar arquivos em anexo, baixar e/ou visualizar os que já foram anexados. Também é possível excluir quando foi anexado por você e ainda não foi atribuído a outro colaborador
Etapas: Visualizar as etapas da requisições ao decorrer que é avançado, as etapas vão aparecendo.
Histórico: Toda alteração, comentário, decisão e checklist realizado durante o processo da requisição, ficam salvos no histórico da mesma.
Dentro do módulo, na parte superior (direita) também podemos filtrá-las por: número da requisição, status, fluxo, criado por, atribuído à, previsão de/até, conclusão de/até, criado em/até, e busca por palavra-chave.
Notificações
Este módulo lhe envia notificação por e-mail, globo, e pendências caso uma requisição pendente fique mais de 24 horas, e notificações em push quando habilitado.
Lembrete: Todo comportamento depende da configuração dos administradores da intranet.